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Que vous gériez plusieurs bureaux ou des équipes dispersées, il est crucial de garantir une gestion efficace et sécurisée des impressions à distance.  

Voici les meilleures pratiques pour optimiser et garder le contrôle de vos impressions multi-sites.  

Centralisez la gestion avec une solution adaptée

Pour gérer plusieurs sites efficacement, optez pour une solution d'impression centralisée. Les systèmes de gestion d'impression (Print Management Systems) permettent :

• Une supervision centralisée : visualisez l’ensemble des équipements et flux d’impression de vos sites sur une seule plateforme.
• Des configurations uniformisées : appliquez des politiques d’impression homogènes, comme l'impression recto-verso par défaut ou des quotas par utilisateur pour éviter tout abus.  
• Une maintenance simplifiée : recevez des alertes en temps réel sur les consommables ou les pannes, et coordonnez les interventions à distance.  

Misez sur des équipements compatibles avec l’impression à distance

Tous les équipements d’impression ne sont pas conçus pour fonctionner dans un environnement multi-sites. Privilégiez des imprimantes et copieurs :

• Compatibles avec le cloud.  
• Intégrant des protocoles de sécurité avancés.
• Permettant l'impression "pull-print" pour sécuriser les documents (libération des impressions via un badge ou un code PIN).  

Assurez la sécurité des flux d’impression  

Les risques liés aux impressions non sécurisées augmentent dans un contexte multi-sites. Pour protéger vos données sensibles :  

• Cryptez les communications entre vos appareils et le réseau.
• Mettez en place des autorisations en limitant l’accès aux imprimantes et configurant des droits spécifiques pour chaque utilisateur ou groupe.  
• Surveillez les activités en installant des outils qui enregistrent les logs des impressions, afin de détecter rapidement les anomalies.  

Optez pour une solution d’impression basée sur le cloud

Le cloud révolutionne la gestion des impressions multi-sites grâce à sa flexibilité et sa capacité d’intégration. Une solution cloud vous permettra de :  

• Gérer les impressions sans infrastructure locale complexe.  
• Fournir un accès immédiat à l’impression pour les employés travaillant en télétravail ou dans des espaces partagés.
• Réduire les coûts liés aux serveurs d’impression physiques.

Formez vos équipes et sensibilisez-les

Une gestion réussie passe aussi par la collaboration des utilisateurs finaux. Assurez-vous que vos collaborateurs :

• Comprennent les politiques d’impression mises en place.  
• Puissent utiliser les outils de libération sécurisée d’impression.  
• Signalent rapidement tout problème lié aux impressions.  

Une formation régulière permet également de réduire les impressions inutiles et de favoriser des pratiques plus écologiques.  

Suivez vos performances grâce à des analyses détaillées

Les outils de gestion d’impression offrent des rapports détaillés sur les volumes, les coûts et les utilisateurs. Ces informations permettent de :  

• Identifier les zones où des économies peuvent être réalisées.  
• Optimiser l’utilisation des équipements sur différents sites.  
• Planifier les futurs besoins en imprimantes et consommables.  

En investissant dans une solution centralisée et en sensibilisant vos équipes, vous pourrez non seulement contrôler vos impressions à distance, mais aussi réduire vos coûts et améliorer votre productivité.  

Gérez vos impressions à distance à partir de 40 €/mois avec IPSYS Solutions.  

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